A vállalkozásnak a méretétől és az összetettségétől függően a selejtezést vagy a számviteli politikájában vagy erre külön létrehozott selejtezési szabályzatában kell szabályozni.
A selejtezési eljárás részei:
- a vagyontárgyak leltározásakor feltárni a feleslegessé vált, hibás eszközöket,
- döntés a selejtezésről,
- döntés a hasznosítás módjáról,
- a döntések megvalósítása,
- dokumentálás.
Nem tartoznak ide a különböző jogcímeken (bérmunkára, bizományba, tárolásra) átvett eszközök, valamint a különböző ügyiratok, számviteli bizonylatok selejtezése (utóbbiakra a bizonylati szabályzatban kell kitérni).
A selejtezési szabályzatban kell rögzíteni a feleslegessé válás eseteit:
- a társaság tevékenységéhez, működéséhez már nem szükségesek (nélkülözhetőek),
- eladhatatlan készletek, vagyontárgyak (inkurrens készletek),
- a vagyontárgy eredeti rendeltetésének már nem felel meg,
- átszervezés, megszűnés, vagy egyéb más ok miatt feleslegessé váltak,
- rendeltetésszerű használatra már nem alkalmasak (pl.: rongálás, sérülés, elemi csapás…),
- tárolás során olyan sérüléseket szenvedtek, hogy az rendeltetési célra megfelelően nem használhatóak,
- szavatossági idejük lejárt.
A selejtezés időpontja:
- bekövetkezett káreseménnyel egy időben
- évközben, szervezetten időszakonként (pl.: félévente, negyedévente)
- egy évben egyszer (pl.: év végén zárási munkálatok keretében, éves lomtalanításkor…)
A szabályzatban ki kell jelölni az a személyt (vezetőt), aki a vállalkozásnál felelős a feleslegessé váló vagyontárgyak feltárásáért, a feltárási tevékenység irányításáért.
Dönteni kell a feleslegessé vált, azonosított vagyontárgyak selejtezéséről, valamint a további hasznosítási módjukról.
A selejtezett eszköz hasznosításának lehetőségei:
- értékesítés (pl.: eszközként, hulladékként, részegységenként)
- térítésmentes átadás,
- feldolgozás, megsemmisítés (haszonanyag kinyerése).
- karitatív célra (jótékonysági célra, egyes társadalmilag fontos ügyek támogatására).
Megsemmisítés
Vannak olyan eszközök, amelyeknek selejtezését, megsemmisítését szigorú környezetvédelmi szabályok betartásával lehet elvégezni. Ilyen esetben a selejtezési szabályzatban a követendő eljárást részletesen kell rögzíteni, illetve selejtezéskor dokumentálni kell. (Pl.: számítástechnikai eszközök…)
Selejtezési jegyzőkönyv
A selejtezés alapbizonylata a selejtezési jegyzőkönyv; úgy kell elkészíteni, hogy az biztosítsa a könyvviteli elszámoláshoz és az ellenőrzéshez szükséges adatokat.
Egyéb selejtezési dokumentumok:
- a selejtezett eszközök jegyzéke,
- selejtezésből visszanyert (hulladék)anyagok jegyzéke,
- megsemmisítési jegyzőkönyv.
