A leltározás a vállalkozó vagyonának számbavétele egy adott időpontban. A selejtezés során a vállalkozó a feleslegessé, rendeltetésszerű használatra alkalmatlanná vált, illetve használhatatlan vagyontárgyak végső sorsáról kell, hogy döntsön.
A leltározás fogalma
A 2000. évi C. törvény a számvitelről (a továbbiakban: Számviteli törvény) magát a leltár fogalmát nem tartalmazza az értelmező rendelkezések, fogalmak között. A Számviteli törvény rendelkezik a vállalkozó leltárkészítési kötelezettségéről. Kötelező leltárt készíteni az üzleti év zárásához a vállalkozónak a mérleg fordulónapján meglévő eszközeit és forrásait mennyiségen és értékben.
A mérleg alap-dokumentuma a leltár.
A leltárnak egyeznie kell a főkönyvi könyveléssel.
A leltár számviteli dokumentum valódiságát a vállalkozás felelős vezetőjének aláírásával kell igazolnia.
A leltárkészítés módjai
A Számviteli törvény szerint a leltározás történhet:
- mennyiségi felvétellel, az eszközök és források tényleges megmérését, megszámlálását jelenti
- nyilvántartások alapján egyeztetéssel, a főkönyvi számlának az analitikus nyilvántartásokkal és egyéb bizonylatokkal való egyeztetését jelenti.
A leltárkészítés függ az év közbeni nyilvántartás vezetéstől.
Kötelező fizikai leltárt készíteni az üzleti év fordulónapjára:
- év közben nem vezet sem mennyiségi, sem értékbeli nyilvántartást,
- év közben folyamatosan vezet értéknyilvántartást, de mennyiségi nyilvántartást nem
- év közben folyamatosan vezet mennyiségi nyilvántartást, de értéknyilvántartást nem,
- az idegen helyen tárolt eszközöknél,
Folyamatos (mennyiségi és értékbeli) nyilvántartás vezetése esetén a Leltározási szabályzatban meghatározható, hogy bizonyos időszakonként, de legalább 3 évente mennyiségi felvétellel kell elkészíteni a leltárt.
A leltárkészítés szabályzata
A számviteli politika keretében el kell készíteni az eszközök és források leltárkészítési és leltározási szabályzatát, melynek tartalmaznia kell:
- az eszközök nyilvántartási módszerét: folyamatosan nem vezet (mennyiségi és érték) nyilvántartást, folyamatosan vezet mennyiségi (analitikus) nyilvántartást, folyamatosan vezet mennyiségi és értéknyilvántartást,
- a leltárkészítés módját (a nyilvántartási módokhoz igazodóan): mennyiségi felvétellel, egyeztetéssel,
- a leltárkészítés időpontját, gyakoriságát
- leltárkészítés felelőseit
- leltározás végrehatásának ellenőrzését.
A számviteli politika keretében el kell készíteni az eszközök és források leltárkészítési és leltározási szabályzatát, amely összhangban kell, hogy legyen más, a számviteli politika keretében elkészítendő szabályzattal, így: az eszközök és források értékelési szabályzatával, az önköltség-számítási szabályzattal, a selejtezési szabályzattal, a számlarenddel és a bizonylati renddel.
A leltározás végrehajtásának ellenőrzése
A leltár felelősnek a helyszínen tételesen vagy szúrópróba szerint ellenőriznie kell, hogy a leltározás végrehajtása szabályosan történik-e. Felelős, hogy a leltározás az ütemtervben foglaltak szerint végezzék. A leltározott eszközök megszámlálható formában rendelkezésre álljanak. A leltárbizonylatok kezelése szabályszerűen történjen, a leltárbizonylatokat a leltározók aláírják.
A leltárellenőrnek az ellenőrzés végén aláírásával igazolni kell, hogy a leltározás szabályosan történt. Jelentős eltérések esetén javasolhatja az újra számlálást.
A leltár után meg kell állapítani a leltár helyességét és a végleges különbözeteket, hiányok-többletek könyveli elszámolását és a hiányok- többletek okainak feltárását, felelősök felelősségre vonását, jogszerűségét.
A leltár megőrzése
A Számviteli törvény szerint olvasható formában 8 évig kell megőrizni a beszámolót alátámasztó leltárakat, értékeléseket és a leltárfelvételi íveket. A leltár megőrzési helye az Adóhatósághoz bejelentett iratmegőrzési hely.
